שילוב עובד חדש ביחידה

מטרה
1. מטרת הוראה זו היא להבטיח קליטה הוליסטית, מובנית ואחידה של כלל אוכלוסיית עובדי צה"ל בהיבטי מקצועיות, אחידות ארגונית והשתלבות חברתית – באופן אשר מקצר ומייעל את תקופת ההסתגלות, מבסס את תחושת השייכות לצה"ל ושואף להביא את העובד לתפקוד מלא בפרק זמן אופטימלי לצד שיקוף כלל חובותיו וזכויותיו.

תחולה
2. המדיניות חלה על כלל עובדי צה"ל אשר נקלטים למערכת (מלבד חניכים) החל ממועד קליטתם לצה"ל ועד לתום חצי שנת עבודה.

עקרונות מנחים
3. אחריות מוגדרת – לכל בעל תפקיד אחריות ברורה ומוגדרת בתהליך.

4. ליווי פעיל – העובד אינו נקלט לבדו, תפקיד המפקדים והיחידה לספק לעובד מעטפת מלאה בעת תקופת ההסתגלות.

5. מדידה ומשוב – איסוף משוב מובנה בנקודת זמן קבועה לשיפור מתמיד.

בעלי תפקידים מעורבים
6. ק' משא"ן ע"צ – ינהל את תהליך הסתגלות העובד ביחידה לרבות יצירת סגירות מול העובד במעמד הקליטה ליחידה, הנגשת תנאי העסקת העובד למפקד, וידוא קביעת ראיונות לעובד מול המפקדים, תיעוד הראיונות בתיק המסמכים של העובד במערכת אנשים ולהוות מוקד ידע בעבור המפקדים והעובדים בתהליך, בדגש על החובות והזכויות של העובד, בהיבטי דיווחי נוכחות, משמעויות שכריות ומעטפת הפרט.

7. מפקד ישיר – מעבר לפיקוד ולניהול היומיומי, יבצע המפקד הישיר שיחת קליטה ראשונית, יגדיר יעדים ברורים ויעניק ליווי שוטף ומשוב לעובד. על המפקד חובת היכרות עם משמעויות העסקת עובד צה"ל תחת פיקודו.

8. מפקד בכיר – בדרגת סא"ל ומעלה / אע"ב, אשר מעבר לניהול השוטף יבצע לעובד שיחת היכרות ויוודא שתהליך ההסתגלות מבוצע באופן תקין.

9. חונך – עמית לצוות / ליחידה (ע"צ או איש קבע) אשר מטרתו להעניק לעובד ליווי חברתי ומקצועי, לשמש ככתובת זמינה לשאלות ולסייע בהשתלבות ביחידה.

10. מרכז תע"ץ – יבצע למידה מתמדת של תהליך ההסתגלות, יפתח כלים טכנולוגיים למיטוב תקופת ההסתגלות, בין היתר באמצעות תהליכים דיגיטליים ואוטומטיים בדחיפה (כגון שאלונים למפקד ולעובד) ויעדכן את המדיניות מעת לעת, בראייה כלל ארגונית. בנוסף, מרכז תע"ץ יבצע בקרה שוטפת על ביצוע תקין של התהליך, בין היתר באמצעות תיעוד ברשומת ובמסגרת ביקורות ביחידות.

11. השלבים בתהליך ההסתגלות:

 

הצמדת חונך – תבוצע ע"י המפקד הישיר. על החונך לסייע לעובד הנקלט בהשתלבותו החברתית בצוות וביחידה, בהכרת בעלי התפקידים השונים, ובמענה לשאלות כלליות.

רמ"ד אחראי לעדכונים ושינויים: רמ"ד פרט

הוראה זו מנוסחת בלשון זכר לצורך הנוחות, אך תחולתה היא על נשים וגברים כאחד.

 

צ'ק ליסט משא"ני לע"צ שנקלט ליחידה

למילוי ע"י קצין משא"ן ע"צ עד שלושה ימים ממועד קליטת העובד.

1. קצין/ת משא"ן ע"צ יקר/ה –

על מנת לייצר סגירות בתהליך ההסתגלות של ע"צ חדש ביחידה ולהעניק מענה הוליסטי, יצרנו בשבילך צ'ק ליסט קבוע לעובד/ת צה"ל חדש/ה שנקלט ביחידתך (בציון מספר הוראת המדיניות הרלוונטית).

2. יש לבצע את הצ'ק ליסט לכל עובד חדש אשר נקלט ביחידה ולוודא סגירות מול הגורמים הרלוונטיים.

3. לאחר ביצוע הצ'ק ליסט, יש להחתים את העובד ולארכב מסמך זה לתיק המסמכים של העובד.

משימות להמשך טיפול
 

 
יש לסרוק ולארכב בתיק המסמכים של העובד במערכת אנשים.

 

מחוון לשיחת פתיחה ע"י מפקד ישיר לע"צ שנקלט ליחידה
אחריות: מפקד ישיר מועד לביצוע: עד שלושה ימים מתאריך קליטת העובד

1. מפקד/ת יקר/ה,

מחוון זה נועד לסייע לך בביצוע ראיון ראשוני לע"צ חדש שנקלט תחת פיקודך.

מטרת הריאיון הינה לקבוע שיחת היכרות ראשונית, הצבת יעדים ברורים ותחומי אחריות ווידוא כי קיימת סגירות בעת הסתגלות העובד ליחידה.

2. דגשים חשובים בעת ביצוע ראיון:

א. מומלץ לעיין בפרטי העובד מראש.

ב. היו קשובים לדברי העובד/ת וזהו פערים. השתדלו לייצר שיח פתוח ולוודא כי העובד מרגיש בנוח להציף פערים אישיים, מקצועיים, לוגיסטיים.

ג. במידה והעובד מרגיש כי אינו מכיר גורם מסוים או למי לפנות, לדוגמה: למי פונים בבעיה לוגיסטית – הקפידו להסביר בצורה ברורה ולייצר חיבוריות בין העובד לבע"ת הרלוונטיים.

ד. אם נדרש, העבירו משימות להמשך לגורמים הרלוונטיים על מנת לייצר סגירות ולתת לעובד תחושה שרואים אותו ודואגים לו.

3. בעמוד הבא מופיע לנוחיותכם פורמט ראיון מובנה בו ניתן להיעזר לטובת ביצוע הריאיון ותיוקו.

 

 

מחוון מוצע לשיחת היכרות מפקד בכיר
אחריות: מפקד בכיר (סא"ל ומעלה/אע"ב) מועד לביצוע: עד שלושה ימים מתאריך קליטת העובד

4. מפקד/ת יקר/ה,

מחוון זה נועד לסייע לך בביצוע ראיון פתיחה לע"צ חדש שנקלט ביחידתך.

מטרת הריאיון הינה לקבוע שיחת היכרות ראשונית, להציג לעובד בראיית מאקרו את יעדי היחידה ולוודא כי קיימת סגירות בעת הסתגלות העובד ליחידה.

5. דגשים חשובים בעת ביצוע ראיון:

א. מומלץ לעיין בפרטי העובד מראש.

ב. היו קשובים לדברי העובד וזהו פערים.

ג. ודאו כי העובד עבר ראיון אצל קצין משא"ן ע"צ ואצל מפקד ישיר טרם הריאיון.

ד. הציגו לעובד את מבנה היחידה והענף בראיית מאקרו, על מנת לתת לעובד ראייה רחבה של התהליכים ביחידה.

ה. אם נדרש, העבירו משימות להמשך לגורמים הרלוונטיים על מנת לייצר סגירות ולתת לעובד תחושה שרואים אותו ודואגים לו.

6. בעמוד הבא מופיע לנוחיותכם פורמט ריאיון מובנה בו ניתן להיעזר לטובת ביצוע הריאיון ותיוקו.