הכירו את מערכת 'מולקולה' של מרכז אמי"ת

מה אם הייתה דרך טכנולוגית, נגישה וחדשנית לחבר בין כל המשימות, הפרויקטים, עבודות המטה של כולנו בצה"ל? מערכת שתחבר בין מדורים, מחלקות, חטיבות וזרועות, בין עבר והווה, ובין תהליכים מקבילים. זה בדיוק החזון שהוביל להקמת מרכז אמי"ת באגף התכנון - אנליזה, מדיה, ידע ותוכנה.

"מרכז אמי"ת הוקם כדי לענות על צורך קריטי במערכות לניהול תהליכים בעבודת המטה - בדגש על בניין הכוח, אך לא רק", מסביר ראש המרכז, בר ששון, "המטרה שלנו היא לייעל את עבודת היום-יום תוך בניית זיכרון ארגוני, ושיפור יכולות האחזור, התחקור והלמידה".

לשם כך, פותחה מערכת 'מולקולה' - פלטפורמה דיגיטלית מתקדמת שמביאה עמה שינוי אמיתי באופן בו מתבצעת עבודת המטה בצה"ל. "בעבר נהגו להדפיס מסמכים, לשמור בתיקיות ולמיין במדפים. אחר כך עברנו לאקסלים, קבצים ומצגות בתיקיות רשת. היום - אנחנו מציעים מערכת אחודה, חכמה ומבוססת תהליכים".

כמו המולקולה בהגדרה הכימית שלה, גם מערכת 'מולקולה' הצה"לית מורכבת ממקבץ 'אטומים' המחוברים ביניהם - כאשר כל תהליך המנוהל במערכת נקרא 'אטום'.

לניהול כל סוג של אטום (משימה, פרויקט, תהליך, עבודת מטה ועוד..) נבנית אפליקציה ייעודית התומכת בתהליך העבודה, שמאפשרת לשמור מסמכים, מצגות, תכנים ונתונים נוספים אשר מייצרים תמונה שלמה לגבי התהליך. זו לא רק מערכת, זו תפיסת עבודה.

ממרכז חדשנות - לשינוי ארגוני רחב היקף

מרכז אמי"ת החל את דרכו בשנת 2018 כמרכז חדשנות באגף התכנון. עם הזמן, זיהה את הפוטנציאל ראש האגף, אלוף אייל הראל, והגדיר את המרכז כמוקד לניהול ידע מטכ"לי. כך הפכה מערכת מולקולה לכלי משמעותי בשיפור עבודות המטה בצה"ל.

"כיום פועלת המערכת בעשרות יחידות בצה"ל, בליווי מנהלי לקוחות וחיילי מרכז אמי"ת. כל יחידה מקבלת גרסה מותאמת אישית של המערכת. אנחנו יושבים יחד, ממפים את הצרכים והתהליכים, מאפיינים את המערכת המדויקת ליחידה מולה אנחנו עובדים, ובתוך שעות מעלים אפליקציות לשימוש", מספר ששון.

מענה מהיר ואפקטיבי

כמו בכל צה"ל, כבר בבוקר ה-7 באוקטובר, נדרש מרכז אמי"ת לייצר מענים מיוחדים למלחמה. נבנו עשרות אפליקציות חדשות בתחומים שונים: אפליקציה לניהול דרישות הרכש, תהליכי הזיהוי לחללים ברבנות הצבאית, דרישות וחלוקת האמצעים ליחידות בקצה בחטיבת המבצעים, ועוד.

אחד השינויים הבולטים שהוביל מרכז אמי"ת הוא באופן ניהול תהליך הרכש המאסיבי שנדרש לאחר אירועי ה-7 באוקטובר. "תחת מרב"כ (מרכז לבניין כוח), נדרשה מערכת שתנהל את כלל בקשות הרכש שהגיעו מכלל היחידות", מספר ששון, "אז במקום קבצים ידניים ואקסלים מבולגנים - בנינו אפליקציה מסודרת בה כל יחידה מזינה את הצרכים שלה ורואה בזמן אמת את סטטוס הבקשה - מאישור ועד תקצוב בפועל. זה חוסך טעויות ומייעל את כל תהליך הרכש".

פיתוח מתמשך וחזון לעתיד

במרכז אמי"ת ממשיכים לפתח רכיבים חדשים למערכת, במטרה להמיר עוד ועוד תהליכים ידניים למערכות. "ברגע שהתהליך מנוהל במערכת - התוצאות מגיעות מאליהן: עבודה מסודרת, הפקת לקחים, שימור ידע גם כשהאנשים מתחלפים", מוסיף ראש המרכז.

החזון של מרכז אמי"ת, הוא להפוך את מולקולה ל"שולחן העבודה" של המשרתים במטה. "זאת יכולה להיות פלטפורמה, שבה כל חייל או קצין מקבל בלחיצת כפתור את כל המידע שהוא צריך: ללמוד, להתחבר למומחים אחרים, ולבצע את העבודה היומיומית בצורה חכמה, אוטומטית ויעילה יותר".